Destructions de documents en entreprise : Les règles à respecter

Plusieurs dirigeants d'entreprises ont tendance à archiver et à conserver les documents alors qu'il est vivement recommandé de les détruire. En effet, voici les règles à respecter pour détruire un document.

Choisir le bon moment pour détruire les documents

Généralement, la destruction des documents en entreprises intervient une fois par an, qu'il soit administratif ou personnel. Ainsi, la périodicité de la destruction d'un document dépend de sa nature. Selon la prévision législative, le délai de conservation des documents est compris entre un an, deux ans, cinq ans et dix ans selon leur nature. Seuls les documents comme les titres de propriété, les fiches de paie et autres peuvent rester indéfiniment.

Penser à la sécurité des documents

Protéger ses données à caractère personnel devient un défi pour toute entreprise. Ainsi, lorsque vous perdez un document contenant vos informations personnelles, vous êtes soumis à de lourdes conséquences. Alors, l'importance de la destruction des documents en entreprises. Pour le faire, les uns préfèrent acheter des broyeuses pendant que les autres la confient à des sous-traitants. Le plus important est de protéger vos données ou celles de vos clients.

Détruire les documents dans les locaux de l'entreprise

Veuillez choisir le lieu où l'opération aura lieu. Si vous avez décidé de détruire vos documents par une broyeuse, la destruction doit donc avoir lieu dans les locaux de l'entreprise sans oublier la gestion des déchets. Par contre, si vous décidez de confier la destruction à un sous-traitant, cela pourrait aussi se faire dans les locaux de l'entreprise ou sur les installations du sous-traitant.

Détruire le document dans les locaux du sous-traitant

Il est possible que le sous-traitant détruise les documents dans votre entreprise et passe par là pour nettoyer les locaux. Il peut également les ramener sur un site pour détruire, mais dans ce cas, il est important d'être témoin que la destruction a vraiment été faite. Il est donc préférable de détruire les documents dans vos locaux pour éviter tout problème lié à la  domiciliation d'entreprise.